Comunicación Organizacional: ¿Qué es?, tipos, ejemplos

La comunicación organizacional en cualquier empresa, es uno de los pilares fundamentales para el logro de los objetivos planteados y por ende, es una herramienta vital para lograr el éxito y la prosperidad económica, por lo que en este artículo se plantearán sus características más relevantes, tipología y mucho más.

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Antecedentes

El hombre es considerado por muchos expertos como un ser social por naturaleza, donde la individualidad no es parte fundamental de su estilo de vida, por lo tanto, el contacto humano es necesario para su estabilidad física y emocional, la cual repercute en el resto de sus relaciones, con otras áreas que conforman el desarrollo de su existencia.

Esta interrelación con los otros, se basa en los procesos comunicativos que se han desarrollado a lo largo de la historia, ya que la diversidad de formas que existen para que el hombre pueda comunicarse son infinitas, sin embargo, pudieran destacarse la habilidad de dibujar una figura y/o símbolo, el lenguaje corporal y las expresiones verbales.

En este sentido, el ser humano puede comunicarse a través de sus sentimientos, acciones, expresiones, entre otros, a fin de emitir cualquier información a otra persona, quién recibirá la información y la decodificará, para posteriormente emitir una respuesta, es por ello, que este sencillo acto es lo que se describe como comunicación efectiva.

En consecuencia, desarrollar una comunicación organizacional interna que sea fluida e involucre a todas las áreas que conforman la empresa, así como a los clientes externos, es el reto de todos los expertos en esta área, ya que de allí se desprende el éxito en el logro de los objetivos, por lo tanto, es importante identificar y atacar las barreras comunicacionales que se presenten durante el desarrollo de las actividades cotidianas.

¿Qué se entiende por comunicación organizacional?

La comunicación organizacional es la interacción de todo el Capital humano que conforman una empresa y que tienen como objetivo común, el lograr las metas planteadas por las máximas autoridades de la misma, lo cual repercutirá en el beneficio de todos los individuos que se encuentran integrados en la organización, inclusive a los clientes externos que también forman parte de esta estructura comunicacional.

Es por ello, que la integración y la cooperación de cada área en este juego comunicacional es de vital importancia, porque la maquinaria organizacional avanzará al mismo ritmo, en función de los objetivos y metas planteadas por los directivos, logrando la interacción perfecta entre todos los departamentos, traduciéndose esto en un incremento en la productividad.

Cada organización está compuesta por líneas de mando que son las responsables de  dictar las directrices a los subordinados, para que estos ejecuten las tareas que permitirán alcanzar los objetivos de manera satisfactoria, ya sea que pertenezcan a un mismo departamento y/o colaboren con otros departamentos, que se encuentran involucrados de manera directa o indirecta en el desarrollo de las actividades.

Asimismo, la claridad en las instrucciones es muy importante para que cada miembro esté enterado de lo que debe hacer y a quienes afecta su trabajo, de esta manera se logrará infundir en el personal, valores como la cooperación y corresponsabilidad en cada proceso que afecte la producción y la calidad de los productos elaborados.

En cuanto a la comunicación organizacional con los clientes externos, esta debe tener una estructura técnica que permita abordarlos, basados en normativas que faciliten los procesos administrativos y el flujo de la información, de esta manera se podrán conocer las necesidades de los clientes y tomarlas en cuenta para ofrecer un mejor servicio, incrementando la cartera de clientes satisfechos.

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Conoce la importancia de la comunicación en las organizaciones

El impacto de una comunicación efectiva en las organizaciones, permite evaluar una serie de situaciones, que de ser negativas para la empresa pudieran ser subsanadas a tiempo, propiciando un clima laboral agradable y ameno para el personal que comparte un área determinada.

Es importante resaltar, que el clima organizacional influye en alto grado en la productividad de los empleados y la calidad de su trabajo, por lo que, evaluar periódicamente la manera como se están comunicando los supervisores hacia sus subordinados, ofrece información valiosa de la convivencia e interacción de los individuos.

Durante la evaluación de las actitudes del personal, se pudieran detectar inconvenientes con sus superiores, los cuales deberán ser subsanados de manera inmediata, así como cualquier otro problema que esté causando malestar entre los trabajadores, ya sea la falta de un incremento salarial o una mejoría en los beneficios socioeconómicos.

Todos los aspectos relacionados con las fallas en la comunicación organizacional entre el nivel supervisor y los subordinados generan estrés y malestar en el grupo, en consecuencia, la evaluación por parte de un psicólogo industrial es una posible solución al problema, ya que este determinará a través de entrevistas, lo que está perturbando a los empleados y recomendará las acciones a seguir para recobrar la calma en el área de trabajo.

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En cuanto a la interacción laboral entre las áreas de la empresa, es imprescindible enfocarse en aquellas que les cuesta ofrecer resultados satisfactorios, en cuanto a su rendimiento, porque dependen de otra área para realizar su trabajo, tal vez, pudiera decirse que existen fallas en la comunicación, en consecuencia, la producción y capacidad de respuesta de estas áreas es baja, a causa de una comunicación deficiente.

Partiendo de estos conflictos comunicacionales entre distintos departamentos, se sugiere realizar una serie de talleres que involucren a todos los trabajadores sin excepción y se hagan dinámicas que permitan interactuar con los compañeros, que en ocasiones nunca se habían visto y tienen una antigüedad considerable en la misma empresa, de esta manera se logrará activar la empatía por el otro y por ende la colaboración.

Comportamiento Organizacional

Las personas son el recurso más valioso que tiene cualquier empresa, porque son ellas las que complementan y dirigen ese trabajo manual que hacen las máquinas, a través de sus experiencias, conocimientos, habilidades y destrezas, sin embargo, estos individuos están inmersos en una constante lucha por lograr sus objetivos personales, dominar sus miedos, satisfacer sus necesidades y compartir sus características personales individuales.

El logro de objetivos

Todos los trabajadores que se encuentran en una empresa, tienen metas particulares tales como: realizar un buen trabajo y ganar un ascenso, apoyar en el proyecto asignado a su compañero, continuar los estudios y especializarse en el área donde labora, es decir, dar más de lo esperado, en virtud de que el ser humano está enfocado a la proactividad en todas las actividades que realiza.

En este sentido, el líder es una pieza fundamental para continuar motivando a los trabajadores en pro de los objetivos de la organización, aportando lo mejor de sí mismos en cada actividad que se les asigne, sin embargo, algunos se desmotivan cuando tienen un líder negativo y con barreras comunicativas, por lo que los niveles de frustración pudieran llegar a generar que dicho personal exija un cambio radical en la situación.

En los equipos de alto rendimiento se les evalúa por la entrega de sus tareas en un tiempo determinado, ya que están orientados a lograr el máximo desempeño en cada actividad que se les asigna y no requieren de supervisores que estén constantemente recordándoles que hacer o cuando entregar las asignaciones, lo que demuestra un alto nivel de comunicación efectiva.

Sociabilidad del ser humano

El ser humano es social por naturaleza y tiene la necesidad de estar en grupos, por lo que, pertenecer a una organización le hace sentir psicológicamente acompañado y aceptado, además que las organizaciones son una fuente propicia para conocer personas, que de una u otra forma contribuirán en la retroalimentación de cómo se ve el mismo como persona.

Esta interacción con el resto de los miembros de la compañía debe ser fluida y transparente, para lograr el objetivo fundamental que es el cumplimiento de metas de la empresa y el incremento de la productividad, en consecuencia, esta necesidad de comunicarse con el otro se estudia para obtener nuevos mecanismos que mejoren las relaciones interpersonales.

La satisfacción de las necesidades

Los seres humanos tienen grandes cantidades de necesidades que cambian constantemente, sin embargo, todas las necesidades deben ser subsanadas y cuando esto sucede se generan otras nuevas que también ameritan atención y preocupación, por lo tanto, se deben evaluar mecanismos en la organización que respondan de manera oportuna a estas inquietudes.

Estas necesidades inciden en el interés de las personas, por lo que, la solicitud de un incremento salarial no es la solución más efectiva para que los trabajadores aumenten su producción y la mantengan, ya que al subsanar una necesidad económica se generarán otras que pudieran afectar nuevamente su desempeño y en consecuencia la productividad.

¿Cuáles son los tipos de comunicación organizacional?

En cuanto a los tipos de comunicación organizacional se pueden señalar a continuación un pequeño extracto de lo que significa cada uno y cómo impacta en los procesos productivos de una empresa y/o negocio.

Comunicación interna

Esta es la comunicación que se propicia entre el personal adscrito a los distintos departamentos que conforman la organización y que deben estar en constante comunicación motivado a la dinámica de sus Procesos administrativos. También es la que se da entre los mismos miembros de un departamento.

Es por ello, que de existir fallas en la comunicación entre los departamentos clave, como por ejemplo, el departamento de producción y el departamento de ventas, pudieran ser afectados los pedidos de los clientes y por ende se perderían por deficiencias en la entrega tardía de los productos, generando una disminución en la cartera de clientes, la cual es vital para la entrada de dinero a la empresa.

La comunicación interna es considerada una de las más importantes, ya que es el motor de la organización y si esta no se ejecuta de manera ordenada y haciendo seguimiento a las respuestas del resto de las áreas, nunca se podrá coordinar absolutamente nada en los tiempos establecidos en ningún departamento.

Comunicación externa

La comunicación externa es la que se fomenta con entes externos, tales como la cartera de clientes de la empresa y otros organismos que a través de los medios de comunicación hacen conocer a la organización en el mundo, por lo que, esta comunicación debe ser fluida y muy acertada para que se proyecte lo que realmente se quiere a fin de incrementar las ganancias de la empresa.

Ejemplo

La implementación de medios publicitarios por las empresas, es una manera de darse a conocer en el mercado, tanto por otras empresas que forman parte de su competencia y por los potenciales consumidores, quienes a través de las propagandas publicitarias se encuentran en una constante búsqueda de productos que satisfagan sus necesidades de consumo masivo.

Comunicación formal

Cuando hablamos de comunicación formal se hace referencia a todos aquellos medios implementados en una organización, que tienen como objetivo dejar constancia de las instrucciones, solicitudes, planteamientos y demás notificaciones de carácter informativo entre los departamentos para el logro de un objetivo.

Ejemplo

Entre los tipos de documentos formales que existen se pudieran destacar, los memorándum, oficios, cartas, correos electrónicos institucionales que tienen carácter legal ante cualquier eventualidad, gacetas oficiales, puntos de cuenta en el caso de los entes públicos, entre otros.

El uso del Internet ha mejorado las comunicaciones en todas las organizaciones a nivel mundial, desde la más pequeña hasta las corporaciones transnacionales más ambiciosas, en consecuencia, toda empresa que desee surgir y ser reconocida en el mercado, debe incluir los medios electrónicos para que sus trabajadores se comuniquen y tengan en consideración la formalidad y seguridad del proceso a través de la web.

Comunicación informal

En este tipo de comunicación las reuniones de trabajo deben tener una estructura definida para conocer cuáles serán los puntos a tratar y el tiempo estimado para ello, para de esta forma evitar divagar en temas que no son de relevancia para los participantes y así optimizar al máximo el tiempo que se invierte en las reuniones de trabajo.

Ejemplo

En el caso de la comunicación informal, esta se puede dar personalmente a través de una reunión o llamada telefónica, en la cual se giran instrucciones a cada uno de los Jefes de área para que se ejecute un lineamiento de las máximas autoridades, por lo que están obligados a transmitir la comunicación a sus subordinados, ya sea de la misma manera como la recibieron o de manera formal mediante un memorándum y/o correo electrónico masivo para comunicar a todo el personal.

¿Cómo funciona la comunicación ascendente y descendente?

En este tipo de comunicación, las líneas jerárquicas emanan instrucciones desde el eslabón más alto, que en este caso serían figuras de autoridad como miembros de la Junta Directiva, Presidente, Socios y Accionistas quienes bajan la información hacia los niveles medios como la línea Gerencial alta, quienes a su vez transmiten un mensaje en respuesta a la instrucción dada, es decir, es un ciclo continuo de información ascendente y descendente, dependiendo de quien la emita.

Asimismo, estos niveles de Gerencia alta cuenta con un grupo de Jefes de nivel medio quienes supervisan personal conformados por trabajadores base, que a su vez emiten respuestas a estos, por lo que el ciclo de comunicación ascendente y descendente se puede dar en todos los niveles jerárquicos alternándose entre el emisor y el receptor.

Los jefes deben bajar claramente sus líneas de trabajo para que el personal pueda realizar las labores sin inconvenientes involuntarios y si se presentan dudas, deben tener la capacidad de orientar a sus subalternos, ya que estas acciones de confirmar instrucciones permiten que el trabajador esté mucho más seguro de lo que hace, producto de la confianza que le transmite su jefe inmediato, es decir, se siente bien porque le escuchan.

¿Qué es la comunicación horizontal?

Cuando dos trabajadores se encuentran en un mismo nivel y se comunican, estamos en presencia de una comunicación horizontal, porque, en el caso de que dos Gerentes de distintas áreas traten un punto importante de trabajo en una reunión, no significa que uno de ellos girará instrucciones al otro, es decir, se encuentran en la misma línea de mando y lo más viable sería llegar a un acuerdo mutuo de cooperación para solucionar el problema.

En algunas organizaciones los empleados del área administrativa trabajan en equipo con analistas de otras áreas para agilizar los procesos, tal es el caso de un analista de nómina que mantiene relaciones interpersonales cordiales con el analista de tesorería, motivado a que sus actividades están íntimamente relacionadas, ya que uno calcula la nómina y el otro se encarga de liberar los recursos financieros en el banco.

Conoce las barreras en la comunicación organizacional

La comunicación está propensa a sufrir alteraciones por factores ajenos al emisor, los cuales pudieran interferir con la llegada del mensaje al receptor, tal como fue concebido inicialmente, ya que dichos factores y/o barreras distorsionan el mensaje emitido.

Entre las causas que pudieran distorsionar el mensaje y ser consideradas una barrera comunicacional, se encuentran las de índole personal, las de naturaleza física y las de contenido semántico que pudieran cambiar el significado de las palabras.

Barreras de origen personal

Las emociones y características personales son muy distintas en cada individuo, por lo tanto, los valores y los limites, así como su percepción e interpretación de una situación determinada, pudieran afectar la comunicación organizacional y distorsionar el mensaje, ya que se evidencian actitudes negativas y/o positivas, que impregnaran dicho mensaje  afectando a la persona que lo reciba.

Existen personas que no prestan atención a las instrucciones emanadas por los niveles superiores y en consecuencia siempre tendrán inconvenientes con sus jefes directos, motivado a que su falta de interés por el trabajo, hacen que tenga una barrera comunicacional difícil de subsanar, por lo tanto, su desempeño laboral siempre será mediocre.

Barreras de origen físico y/o material

El mensaje pudiera perder sentido si no se escucha de manera clara y precisa cada palabra emitida por el emisor, por interferencias de tipo  material, por ejemplo: una llamada telefónica desde un aparato que presenta ruidos de estática por fallas en la señal, no permitirá que el mensaje llegue completo al receptor y este no podrá dar una retroalimentación adecuada al emisor.

Las grandes fábricas donde utilizan maquinarias pesadas muy ruidosas, pudieran interferir en la comunicación organizacional, en consecuencia, las líneas supervisorias deben tener mucha precaución y atención al detalle, para certificar que sus subordinados entendieron las instrucciones de forma clara y precisa.

Barreras de origen semántico y/o lingüístico

En cada mensaje las palabras utilizadas tienen la misión de expresar una idea, sin embargo, cuando una persona cambia el significado de las palabras se pierde el sentido del mensaje original, por lo que, la interpretación que se le da a las mismas no es la correcta y afecta la comunicación efectiva.

En el área de traducciones de documentos en idiomas extranjeros, es una de las más delicadas, motivado a que la interpretación errada de una palabra pudiera cambiar el sentido de la oración y generar inconvenientes, es por ello que los traductores son personal altamente calificado para realizar este tipo de trabajo.

Situaciones cotidianas en las empresas que afectan la comunicación

En todas las organizaciones existen problemas que afectan la comunicación entre los trabajadores y por ende entre los mismos departamentos, generando inconvenientes con el desarrollo de los procesos administrativos y por supuesto repercuten en la producción, es por ello que a continuación se señalan algunos de estos factores que afectan la comunicación organizacional interna.

Personal calificado

La selección del personal que cumpla con el perfil es uno de los temas más polémicos en una organización, motivado a que este perfil debe indicar las competencias profesionales, técnicas y psicológicas que se requieren para desempeñar un cargo determinado y el candidato debe cumplir con todas ellas, a fin de evitar inconvenientes durante el desarrollo de sus actividades futuras.

También, en algunas empresas transnacionales les exigen a sus empleados el dominio del idioma inglés, el cual es un idioma universal, de vital importancia para comunicarse con los clientes extranjeros, a través de llamadas telefónicas y documentos escritos, con la finalidad de satisfacer sus requerimientos, por lo tanto, si un trabajador no habla inglés, seguramente tendrá dificultades para comunicarse y no podrá realizar bien su trabajo.

En cuanto a la evaluación de sus aptitudes, se debe tomar en cuenta que la personalidad del candidato es clave para conservar un clima laboral agradable y acorde a los valores de la empresa, ya que este debe ser colaborador y cordial con sus compañeros de trabajo, en caso contrario, pudiera estarse ingresando personal con dificultades para relacionarse, lo que pronto desencadenará una serie de conflictos internos por las fallas comunicacionales.

Planificación y desarrollo

Al inicio de cada año fiscal, las organizaciones ya deben contar con una planificación estratégica de sus objetivos, Presupuesto y metas a lograr durante el año venidero, porque esta información debe ser transmitida a todo el personal, pasando por todos los niveles jerárquicos, para garantizar que el enfoque sea entendido por todos y trabajen en función de ello.

En este sentido, pudiera presentarse el caso de que algunas empresas no planifiquen sus actividades durante el año y lo hagan de acuerdo a criterio de las decisiones que tome cada Jefe de área de manera reactiva, generando un impacto negativo en la comunicación con el resto de las áreas que reaccionan ante cada situación y trabajan de manera desarticulada y confusa.

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